Programa


Gestión de Despachos es una aplicación dirigida a cubrir de forma completa e integral el desarrollo profesional de despachos de abogados y procuradores.

Pese a tener como principal objetivo el cubrir completamente las necesidades profesionales de los despachos, presenta un manejo muy simple y visual, alejado de opciones complejas, centrado en exponer a los ojos del usuario, en una sola pantalla, la mayor información posible, huyendo en todo momento de la apertura de múltiples pantallas para completar datos que no se facilitan al principio.

En consecuencia, las distintas pantallas de la aplicación pretenden ofrecer el máximo de información, pero evitando la saturación de datos que impida una lectura fácil de los mismos así como la necesidad de completarlos con otras pantallas adicionales.

Esa filosofía surge del objetivo de facilitar al profesional un acceso fácil y rápido a la información que requiere a diario en su despacho, consolidándose como una herramienta ágil que no interfiera, entorpezca ni ralentice el trabajo que, día a día, desarrollan los abogados y procuradores.

Sus funciones y utilidades son, entre otras:


Notificaciones, traslados y acuses vía LexNET

Presentación de escritos vía LexNET

Pantalla de inicio de la aplicación

Modelos de escritos, cartas y textos

Seguimiento de clientes y sus expedientes

Acceso a Internet y control de anotaciones diarias

Tratamiento fiscal del despacho

Contabilidad y minutación del expediente

Datos básicos del expediente

Anotaciones e Incidencias del expediente

 

Notificaciones, traslados y acuses vía LexNET

La aplicación permite la descarga de notificaciones, traslados y acuses de escritos presentados vía LexNET, al estar homologada por el Ministerio de Justicia.

Las descargas efectuadas se pueden pasar a sus respectivos expedientes e, incluso, los acuses de escritos presentados se incluyen directamente en la anotación del expediente donde se realizó previamente el envío, sin necesidad de trasladarlo por el usuario.

Controla de forma visual si dichas notificaciones han sido trasladadas a los expedientes, notificadas vía email al Letrado o cliente e, incluso, si se ha obtenido el acuse de recibo del correo remitido, pudiendo reiterarse el envío desde esa pantalla o si se prefiere accediendo directamente al expediente.

Se pueden realizar búsquedas de notificaciones, traslados y acuses de presentación de escritos por diversos parámetros, mediante filtros simples y visuales.

Imprime un listado de las notificaciones, traslados y acuses de escritos presentados que se encuentra pendientes de descarga, con objeto de su control y cotejo posterior.

Incluye los avisos que realiza la plataforma de LexNET, así como el estado de las presentaciones de los escritos (aceptados, rechazados y repartidos), pudiendo conocerse el motivo de rechazo de un escrito y proceder a su subsanación desde la misma aplicación.

Presentación de escritos vía LexNET

La aplicación permite la presentación de escritos vía LexNET al estar homologada por el Ministerio de Justicia.

Se pueden presentar escritos de trámite, iniciadores de asunto y ejecuciones, personaciones, recurso de queja, defensa y personación ante el Tribunal Supremo.

Dichas presentaciones se realizan desde una anotación en incidencias del expediente, a la que se adjuntan el escrito principal y documentos anexos-

Una vez presentados, la aplicación recoge los datos para futuras presentaciones (Organo, Tipo de Procedimiento, número de autos y Procuradores a los que efectuar traslado) así como para elaborar los Anexos, que se pueden realizar desde la propia anotación de la incidencia del expediente.

Pantalla de inicio de la aplicación

Al acceder a la aplicación se muestra la agenda de los tres días siguientes hábiles aportándose información del expediente donde se anotó, y con la posibilidad de acotar distintos períodos, pudiendo imprimirla o trasladarla al smartphone vía Outlook.

De igual modo, en esta pantalla se presenta el acceso a gestiones pendientes, la situación de inactividad de los expedientes, información sobre los acuses de recibo de los correos enviados desde los expedientes, etc.

Asímismo, mediante una identificación clara y estructurada, se puede acceder a los distintos apartados de la aplicación.

Modelos de escritos, cartas y textos

Dentro de la pantalla de expedientes se encuentra el apartado de modelos que contiene una relación de escritos, cartas y textos predeterminados, bajo dos vertientes: escritos fundamentados y de mero trámite.

Tanto en una opción como en otra se puede elaborar un escrito, carta o texto mediante el acceso a un editor de tratamiento de textos, donde toma los datos del expediente y permite imprimirlos o grabarlos en la incidencia del mismo expediente para su posterior presentación vía LexNET desde esa misma anotación creada.

Además, cabe la posibilidad de crear nuevos escritos, cartas o textos sobre los ya predeterminados así como editar para modificarlos o borrarlos.

Seguimiento de clientes y sus expedientes

En la pantalla de clientes, el usuario podrá crear, modificar y borrarlos, así como anotar los datos básicos en su ficha.

Existe la posibilidad de incluir los poderes otorgados por los clientes, anotándose los datos del mismo e, incluso, dejándolos escaneados o añadidos en su ficha.

En cada cliente aparecerán los expedientes abiertos a su nombre, ordenados por nombre de contrarios, con la posibilidad de una búsqueda de clientes por diversos campos así como de expedientes por el nombre del contrario.

Acceso a Internet y control de anotaciones diarias

Dentro de la aplicación existe el acceso directo a Internet, incorporando la posibilidad de añadir favoritos.

Existe la opción de búsqueda de las anotaciones e incidencias realizadas en todos los expedientes del despacho por rango de fechas, presentando el contenido de las mismas junto a los datos básicos del expediente.

Se permite enviar la consulta por impresora y acceder directamente al expediente que se desee dentro de esa búsqueda.

Tratamiento fiscal del despacho

La aplicación de gestión de despachos permite al usuario su tratamiento fiscal del despacho, mediante el acceso a un diario, donde se puede filtrar por ingresos, gastos, inversiones, provisiones, suplidos, retenciones y declaración de operaciones superiores a 3.000€.

Desde los expedientes se automatiza el envío de las minutas al tratamiento fiscal del despacho, aunque también se pueden anotar dentro de éste, así como gastos, inversiones y retenciones. En cuanto a provisiones y suplidos los captura directamente de los distintos expedientes.

Elabora los libros de ingresos, gastos/compras, inversiones, retenciones, provisiones y suplidos, con salida a vista previa, impresora, correo electrónico o formato excel. Acota por años, trimestres, meses o fechas concretas.

Calcula el IVA y pago fraccionado del profesional, presentándolo tanto por pantalla como por impresora.

Contabilidad del expediente

Desde el apartado de contabilidad del expediente, el usuario puede anotar provisiones, suplidos, derechos/honorarios, pagos a cuenta de minuta, entregas del Organo Judicial, entregas al cliente, entregas del contrario. Además, admite el escaneo de los justificantes de los pagos realizados por cualquiera de esos conceptos.

Incluye un resumen por pantalla o impresora de la situación contable del expediente.

La minutación tiene dos formatos predefinidos, aunque permite la personalización de los textos y la forma de pago de la minuta, aunque tiene preestablecidas seis opciones. Mantiene en pantalla las minutas grabadas para su consulta y conecta directamente con el tratamiento fiscal del despacho al objeto de pasarlas directamente al mismo.

Datos básicos del expediente

Control del asunto, juzgado, tribunal u órgano, referencia del cliente, autos principales y de ejecución, diligencias, rollo, datos del letrado o procurador, cuantía, etc.

Se pueden realizar avisos de trámite pendiente, localización e impresión de domicilios por Google Maps, cálculo y liquidación de intereses con impresión directa para su presentación en las tasaciones de costas e indicación en los expedientes de los días que se encuentran paralizados.

Seguimiento de contrarios (personados y en rebeldía, la búsqueda de cualquier contrario y presentación inmediata del expediente en pantalla), clientes compartidos y colitigantes. Compañías y asegurados (mantenimiento de matrículas de vehículos siniestrados, fecha del siniestro, persona de contacto en la compañía).

La búsqueda de un expediente resulta sumamente fácil, permitiéndose su localización por diversos campos: los básicos del expediente (contrarios, número de procedimiento, número de expediente, referencia del cliente, NIG), datos básicos de las incidencias, contabilidad, LexNET, etc.

Anotaciones e Incidencias del expediente

Anotación, mantenimiento de gestiones pendientes, agenda, escritos, documentos y contratos del expediente concreto, emisión de informes vía impresora, fax o email, avisando visualmente del período de paralización del expediente; además incluye la comunicación diaria a clientes, letrados y procuradores por vía impresora, fax o e-mail de la incidencia anotada. Además, la posibilidad de grabar documentos, word o excel, así como adicionar a cada incidencia los documentos escaneados que se prefieran (providencia, auto, sentencia, contrato, escrito, etc.).

Incluye el seguimiento de acuses de recibo para los emails remitidos desde el programa, con objeto de conocer si el destinatario ha leído el mensaje, con posibilidad de acceder de nuevo al expediente, reenviar el email o acusar recibo manualmente por si se tuviera constancia de su lectura por otro conducto.

De igual modo, la emisión de informes periódicos sobre un expediente concreto, expedientes de un cliente o de un letrado/procurador, así como la búsqueda selectiva sobre clientes, expedientes, agenda, exhortos y despachos, contabilidad (apuntes, minutas pagadas y pendientes), escritos y cartas grabados en los expedientes, etc.).

Asímismo, elabora los Anexos I, II y III una vez presentado el escrito y descargado el acuse de presentación en las incidencias del expediente.